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慶典問答

會議接待怎麽做?

作者:天天打鱼技术论坛 時間:2020-02-25 人氣:

一、 會議報道之前的工作 
 
1、与會議主办单位确认會議的报到日期、會議名称、會議用水牌和布标、到会的大致人数、使用會議室的日期和會議室摆设方式、會務组老师(或工作人员)到达日期(确认航班或车次)、會務组的會議要求(會議主办单位内容,到会讲课老师的安排和待遇、接送问题、酒店住宿安排、讲课的时间、有关會議安排的细节问题、会后考察的具体行程安排);同時提供所掌握的酒店情况给會議的老师以供其参考,在推荐酒店的过程中需要注意选择的酒店的价格在符合會議要求的范围内.
2、在上述情况落实后尽快将所选酒店订妥(房间、餐标、會議室价格按天计算、酒店位置),落实在會議报到日期接站所用车辆和联系方式(需根据报到人数安排相应接站用车);落实会后考察行程的用车、导游、火车票、飞机票、地接社(只是提前进行大致预订).
▲會議场地要求:9个多媒体教室;容纳2-300人左右 
3、在酒店预订完毕后,将酒店的大致情况以书面的形式将传真件发送至主办方,尤其是将酒店的具体准确的所在地理位置和从机场或火车站出发到达酒店的乘车(公交车)方式告知會議主办方;同時可再次与对方确认會議报到人数和日程安排有无变化或是更改.
4、第三項(3、)工作完畢後可向行程用車單位或個人、導遊、機車票、地接社作出相對准確的答複,以便對方作出相應的安排和接會准備.
5、准备會議所用相关用具(會議在酒店或团队车辆使用的各类标识、签到登记的表格、文具用品、学习资料袋【包括:笔记本、笔、文件袋】、预订返程交通所用表格和车次时刻表、相应的返程交通价格表、会后考察的纪念品【礼品】、座签牌)同時通知會議用酒店此次會議的名称和对于提前到达的学员如何安排住宿.
6、通知酒店,會務工作人员需要提前一天【也可根据到会人员的情况而定】进驻酒店并准备會務组用房;同時通知接站的用车和确认司机的联系电话、车型及接站人员會議所在酒店和會務组房间号;同時与會議主办方联系告知會務工作人员已经入住酒店.在入住酒店后须将會議的名称和报到地点、乘车方式、酒店联系电话、會務组所在房间通知办公室职守人员 
二、 會議报到前准备工作 
1、入住酒店的工作人员须将會務组房间布置好以便會議报到时使用;同時与酒店各个相关部门协调好會議细节问题(如:會議用布标、水牌、會議室、餐厅的情况);将會務组标识张贴好在容易看到的地方.
2、详细了解本會議所用场所的位置【如:餐厅、會議室、會務组老师和讲课老师所用的房间】.
3、相关會議使用设备的准备情况【如:会场布置情况、多媒体投影仪】.
三、 會議期间的工作 
1、會議在报到期间最重要的是【收费】.在收费过程中必须细致、准确、书面登记.
收費過程中必須嚴格按程序操作,及:
(1)確定學員情況 
(2)根據情況計算應交費用 
(3)填寫收費【收據】不撕!
(4)收款 
(5)將收據撕下交于學員 
(6)填寫報到表.
2、在出現收費後,收據已開出的情況下;學員行程出現變化必須在【原收據】的基礎上進行加注或更改,更改後的內容必須有客人簽字和日期.
四、 會議期间注意问题 
1、會務組必須始終保持整潔、幹淨和安靜的環境.
2、會務組所用的書面文件需保存完好.
3、會務款的支出或相互來往必須以書面形式體現;及相互出據憑證.
4、.各人會務款必須保管好,做到每天進行清點,保險安全的寄存

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